Quanto as faltas custam por ano
Cinco campos e quatro respostas. O último campo é o único opinativo, e ele está explicado logo abaixo.
O custo anual das faltas, e o que voltaria
Preencha com a sua agenda real. Se não souber a taxa de falta, use a tabela de faixas mais abaixo em vez de chutar.
Faltas sem aviso mais cancelamentos em cima da hora que não deu para reocupar.
Se você atende convênio, use o valor que o convênio paga, não a tabela particular.
Este é o campo opinativo. Leia a ressalva embaixo da calculadora antes de acreditar no terceiro número.
- Faltas por ano
- 276
- Receita perdida por ano
- R$ 55.200
- Quanto voltaria com a redução escolhida
- R$ 16.560
- O mesmo valor, por mês
- R$ 1.380
Compare este número com a mensalidade de qualquer solução, inclusive a de contratar mais uma pessoa na recepção.
Nos valores padrão — 40 consultas por semana, 15% de falta, consulta de R$ 200, 46 semanas de atendimento e redução esperada de 30% — são 276 faltas por ano, R$ 55.200 de receita perdida, R$ 16.560 recuperáveis e R$ 1.380 por mês.
Premissas por trás destes números
- Receita perdida considera o horário como perda total, o que vale quando o consultório não consegue reocupar em cima da hora. Se você tem lista de espera ativa e reocupa metade, divida o segundo número por dois.
- O custo fixo do horário — sala, equipe, aluguel — não entra. Ele corre igual, o que torna a perda maior que o número mostrado, não menor.
- A redução esperada é uma faixa observada, não uma medição deste produto, que não existe. Qualquer promessa mais precisa que isso seria invenção.
- Falta e cancelamento com antecedência são coisas diferentes. Só entra aqui o cancelamento tarde demais para reocupar.
O número que decide é o último. Se ele for menor que a mensalidade de qualquer coisa que você esteja avaliando, a resposta honesta é não comprar.
Sobre o terceiro número
Por que a redução esperada está num campo, e não escondida na fórmula
Todo material de venda dessa categoria traz uma porcentagem de redução como se fosse propriedade física do produto. Não é. A redução depende de onde você está partindo: um consultório que hoje não manda nada tem muito a ganhar; um que já liga para todo mundo na véspera tem bem menos, porque a parte fácil do problema já foi resolvida pela recepção.
Por isso o campo é seu e não nosso. Quem já confirma por telefone com boa taxa de contato deveria escolher quinze por cento e ver se a conta ainda fecha. Se fechar mesmo assim, a decisão é sólida. Se só fecha em cinquenta por cento, a decisão está apoiada num número que ninguém pode te garantir — e é melhor descobrir isso agora do que no terceiro mês.
Há também o efeito que não aparece em porcentagem nenhuma: saber com um dia de antecedência que um horário vai vagar. Esse aviso não reduz a falta, ele muda quem fica com o horário. Para consultório com lista de espera, costuma valer mais que a redução em si — e é a única parte do problema em que a mensagem ganha do telefonema por uma margem larga.
Faixas de taxa de falta, por tipo de atendimento
Para quem não mede. Use como ponto de partida e substitua pelo seu número assim que tiver um mês contado à mão.
| Tipo de atendimento | Faixa comum | O que costuma explicar |
|---|---|---|
| Odontologia particular | 8% a 15% | Retorno de manutenção é onde a falta se concentra |
| Psicologia e terapia | 15% a 25% | Sessão semanal, vínculo longo, e a falta às vezes é parte do quadro |
| Fisioterapia em série | 20% a 30% | Muitas sessões seguidas; a sexta é sempre a mais frágil |
| Consulta médica por convênio | 20% a 35% | Custo zero para faltar é o maior previsor isolado |
| Estética e salão | 10% a 20% | Alta sensibilidade a chuva e a horário de pico |
| Primeira consulta, qualquer área | 25% a 40% | Sem vínculo, sem custo afundado, marcada com muita antecedência |
Fonte: Faixas compiladas de literatura pública sobre absenteísmo ambulatorial e de relatos de gestão de clínicas no Brasil. São faixas de referência, não medição própria — meça a sua antes de decidir qualquer coisa importante.
A quarta linha é a mais estável de todas as observações desse assunto: quando faltar não custa nada para o paciente, a taxa sobe. É também a linha em que lembrete ajuda mais, porque a falta é esquecimento e não decisão.
Como medir a sua taxa de verdade, em um mês
Sem sistema nenhum. Uma coluna na agenda e cinco minutos por dia.
- Crie uma coluna com quatro valores: compareceu, faltou, cancelou a tempo, cancelou tardeSem essa separação você vai somar cancelamento com aviso na conta e concluir que o problema é maior do que é.
- Preencha no fim de cada dia, não no fim da semanaNa sexta-feira ninguém lembra o que aconteceu na terça, e a memória sempre inclina para o lado das faltas.
- Anote se o horário foi reocupadoHorário reocupado não é perda de receita, é perda de conveniência. Misturar os dois dobra o prejuízo no papel.
- Separe primeira consulta de retornoAs duas taxas costumam ser tão diferentes que a média não descreve nenhuma das duas.
- Marque o que já era feito de lembrete naquele mêsÉ o ponto de partida. Sem ele você não tem como saber depois se alguma coisa mudou.
Um mês basta para decidir. Três meses dão um número melhor, e ninguém que precisava decidir esperou três meses.
Quantos lembretes fazem sentido
A resposta não é quantos couberem. Existe um ponto em que a quarta mensagem passa a irritar, e ele é razoavelmente previsível.