Qué calcula y qué no
Calcula dos cosas: el ingreso que no entró y el costo fijo que corrió igual durante ese tiempo. La suma de las dos es lo que realmente cuesta una ausencia, y suele ser bastante más de lo que la gente estima de memoria.
No calcula el costo de la lista de espera, que es real y difícil de cuantificar: cada hueco no avisado es alguien que esperó tres semanas por un turno que estuvo libre y nadie le ofreció.
Tampoco supone que todas las ausencias se pueden evitar. Una parte del ausentismo es irreducible y hay que decirlo: gente que se enferma, que tiene una urgencia, que directamente cambió de idea. La cuenta de abajo te da el total; el porcentaje recuperable es siempre menor.
Poné tus números
Todo se calcula en tu navegador. Nada se manda a ningún lado.
- Ausencias por mes
- 36
- Ingreso que no entró, por mes
- USD 1,625
- Costo fijo que corrió igual
- USD 650
- Pérdida total al año
- USD 27,307
Suponiendo una hora de operación por cita ausente.
Con los valores por defecto: 60 citas por semana con un 14% de ausentismo dan 36 ausencias por mes. A US$45 la cita, eso es US$1.625 de ingreso que no entró. Sumando US$18 por hora de costo fijo que corrió igual, se agregan US$650. Entre las dos cosas, la pérdida anual llega a US$27.307 — bastante más de lo que cuesta cualquier herramienta que intente reducirla.
Supuestos detrás de estos números
- El mes se toma de 4,3 semanas, que es el promedio real del año.
- Se asume una hora de operación por cada cita ausente. Si tus turnos son de media hora, dividí el costo fijo a la mitad.
- No se descuenta la parte irreducible del ausentismo. La pérdida evitable es siempre menor que el total que da esta cuenta.
El costo fijo por hora sale de dividir alquiler, sueldos y servicios por las horas que abrís al mes. Si nunca lo calculaste, US$18 es un valor de referencia para un local chico y conviene reemplazarlo por el tuyo.
Cuánto cambia bajar el ausentismo
Misma agenda de 60 citas semanales y US$45 por cita, moviendo solo el porcentaje.
| Ausentismo | Ausencias al mes | Pérdida anual | Diferencia contra el 14% |
|---|---|---|---|
| 14% | 36 | US$27.307 | — |
| 11% | 28 | US$21.455 | US$5.852 menos |
| 8% | 21 | US$15.604 | US$11.703 menos |
| 5% | 13 | US$9.752 | US$17.555 menos |
| 3% | 8 | US$5.851 | US$21.456 menos |
Fuente: Calculado con la misma fórmula de la calculadora de arriba: valor de cita US$45, costo fijo US$18 por hora, mes de 4,3 semanas. Redondeado.
Bajar tres puntos de ausentismo no es una meta ambiciosa: es lo que suele producir agregar un recordatorio donde no había ninguno. Y en esta tabla vale casi seis mil dólares al año.
Tres lecturas del resultado
Si el número te pareció exagerado, revisá el porcentaje que pusiste. Mucha gente estima su ausentismo de memoria y se equivoca hacia abajo, porque las ausencias se recuerdan de a una y no en total. Contá las de la semana pasada antes de descartar la cuenta.
Si el número te pareció razonable pero inevitable, mirá la última columna de la tabla. La pregunta no es si podés llegar a cero: es cuánto vale bajar tres puntos, y esa respuesta suele estar entre cinco y diez veces el costo de resolverlo.
Y si la pérdida anual te dio menor que una suscripción anual, tenés la respuesta más útil de todas: no compres nada. Con agendas chicas, el ausentismo se maneja con una llamada y el problema no justifica una herramienta.
Dos objeciones a la cuenta
- El costo fijo corre igual, venga o no venga la gente. No es una pérdida extra.
- Es correcto contablemente y engañoso en la práctica. El costo fijo no aumenta por la ausencia, pero deja de estar cubierto: esa hora se pagó igual y no produjo nada. Si la sacás de la cuenta, estás midiendo el ingreso perdido y no el costo de la ausencia, que son cosas distintas.
- Cuando alguien falta, atiendo otra cosa o descanso.
- Si el hueco se llena con trabajo que igual tenías que hacer, la pérdida es menor y la cuenta se corrige bajando el costo fijo por hora. Si el hueco se llena con espera, la cuenta es la que está arriba. La diferencia depende de si tenés lista de espera activa, que es exactamente lo que el aviso de cancelación intenta habilitar.
- Mi porcentaje varía mucho mes a mes.
- Es lo normal y por eso conviene calcularlo sobre un trimestre y no sobre un mes. Un mes con dos feriados y una ola de gripe no describe tu agenda. Tres meses seguidos sí.
Bajar tres puntos, sin llamar a nadie
Si tenés el número real de tu ausentismo, ponelo en el contexto. Es el dato que más nos sirve.