Tres reglas que comparten los ocho
La primera: el número de factura va en el asunto. Administración archiva y busca por número, y un asunto que dice "Consulta" no aparece en ninguna búsqueda cuando alguien arma la tanda de pagos del viernes.
La segunda: cada mensaje termina en una pregunta. No en un pedido genérico, en una pregunta con signo de interrogación y una respuesta posible. "¿Está esperando aprobación?" se contesta en cinco segundos; "quedo atento" no se contesta nunca.
La tercera: los datos para pagarte van en el cuerpo, no en un adjunto. Cada archivo que hay que abrir es una excusa más para dejarlo para mañana.
Los ocho mensajes, para copiar
Texto plano. Cada uno viene en versión correo y versión WhatsApp, porque no son el mismo mensaje acortado.
# Mensajes de cobranza Ocho etapas. Cada una con version correo y version WhatsApp. Reemplazar todo lo que este [ENTRE CORCHETES]. ================================================================ 1. AVISO PREVIO — tres dias antes del vencimiento ================================================================ CORREO Asunto: Factura [NUMERO] — vence el [FECHA] Hola [NOMBRE]: Te paso el recordatorio de la factura [NUMERO] por [MONTO], que vence el [FECHA]. Datos para la transferencia abajo. Cualquier cosa que necesites de mi lado, avisame. [DATOS BANCARIOS] WHATSAPP
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- 1.Reemplazá lo que está [ENTRE CORCHETES] antes de mandar. Un corchete sin reemplazar cancela toda la credibilidad del mensaje.
- 2.Usá uno por etapa. Mandar dos versiones distintas del mismo reclamo en la misma semana te hace ver desorganizado, que es lo contrario de lo que buscás.
Correo o WhatsApp, según la etapa
No es preferencia personal: cambia la probabilidad de que el mensaje llegue a quien paga.
| Etapa | Canal | Por qué |
|---|---|---|
| Aviso previo | Correo | Queda archivado junto a la factura, que es donde se busca después |
| Día 1 y día 7 | Correo, con WhatsApp solo si no hay respuesta | El correo deja constancia; el WhatsApp deja urgencia |
| Día 15 | Correo obligatoriamente | Es el mensaje que suma a administración en copia, y eso no existe en WhatsApp |
| Día 30 | Correo, y avisar por WhatsApp que lo mandaste | Lo que decís acá tiene que quedar escrito y ubicable |
| Cliente que es una persona sola | WhatsApp desde el primer día | No hay administración a la que escalar; el correo directamente no se abre |
La última fila cambia todo el esquema. Con un cliente unipersonal, el escalamiento del día quince no tiene a dónde escalar y conviene reemplazarlo por una llamada.
Errores que arruinan un mensaje correcto
Cinco cosas que aparecen en casi todos los mensajes que no reciben respuesta.
- Abrir con "perdón por molestar"Convierte un derecho en un favor. Es el error más común y el más caro.
- Escribir un asunto genérico"Consulta", "Hola" o "Seguimiento" no se encuentran cuando alguien busca la factura.
- Explicar por qué necesitás el dineroEl motivo es irrelevante para quien paga y debilita la posición. La factura vencida se alcanza a sí misma.
- Mandar el mismo texto tres vecesSi el mensaje del día 7 es igual al del día 1, enseñás que no pasa nada por ignorarlo.
- No poner los datos bancariosParece obvio y falta en la mitad de los mensajes de cobranza que se muestran cuando alguien pide ayuda.
Los ocho modelos de arriba ya están escritos evitando los cinco. Si escribís los tuyos, esta es la lista contra la que conviene revisarlos.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos mensajes son demasiados?
¿Personalizo cada uno o mando la plantilla tal cual?
El cliente contestó pero no pagó. ¿Sigo la secuencia?
¿Sirven igual si mi cliente está en otro país?
Los ocho, mandados solos
Las plantillas resuelven qué escribir. Lo que no resuelven es acordarse el día quince.