O que cobrar na mão custa por ano
Duas contas, somadas no fim: o tempo que sai da sua semana e o dinheiro que nunca chega porque a quarta mensagem não saiu.
Por que a conta costuma ser feita errada
Quase todo texto sobre automação de cobrança abre pelo tempo economizado. É o argumento errado para quem emite dez ou vinte cobranças por mês: mesmo com uma estimativa generosa, o tempo total do ano cabe numa semana e meia de trabalho. Vendável, mas não decisivo.
O número que decide está na segunda parcela e quase ninguém coloca em planilha, porque ele não tem comprovante. É a fatura que você parou de perseguir no terceiro lembrete e que, seis meses depois, virou aquele cliente que sumiu. Ela não foi baixada como perda em lugar nenhum. Ela sumiu da sua cabeça, e por isso não aparece na conta que você faz quando avalia se vale a pena mudar alguma coisa.
A calculadora abaixo separa as duas parcelas de propósito. Se ao mexer nos campos a segunda ficar maior que a primeira — e ela costuma ficar — a decisão que está na mesa não é sobre economizar tempo.
As duas parcelas, separadas
Preencha com os seus números. O campo mais difícil é o penúltimo, e a dificuldade é justamente o ponto.
Some tudo: conferir se caiu, escrever o lembrete, procurar o comprovante, responder o financeiro.
Não as que o cliente contestou: as que você simplesmente parou de cobrar.
- Horas por ano em acompanhamento
- 60 horas
- Custo do tempo
- R$ 7.200
- Custo das faturas abandonadas
- R$ 4.800
- Total por ano
- R$ 12.000
Nos valores padrão — 12 cobranças por mês, 25 minutos de acompanhamento cada, hora a R$ 120, duas faturas de R$ 2.400 abandonadas no ano — dá 60 horas por ano, R$ 7.200 de custo do tempo, R$ 4.800 de faturas abandonadas e R$ 12.000 no total.
Premissas por trás destes números
- Os minutos por fatura contam o acompanhamento inteiro, não só o envio: conferência, lembrete, comprovante, resposta ao financeiro.
- Faturas abandonadas são as que pararam de ser cobradas por decisão sua, não as contestadas por defeito de entrega.
- O valor da hora é o seu valor de venda, não o seu custo. Discutível, e a razão é que a hora gasta cobrando é uma hora que não foi faturada.
- Nada aqui considera o efeito de caixa do atraso, que está na página de prazo médio de recebimento.
Se o terceiro número for maior que o segundo — e para a maioria é — o problema nunca foi tempo.
As duas parcelas em quatro perfis
Mesma fórmula da calculadora, com hora a R$ 120 e 25 minutos por fatura.
| Perfil | Cobranças/mês | Custo do tempo | Abandonadas/ano | Total |
|---|---|---|---|---|
| Designer solo | 8 | R$ 4.800 | 1 × R$ 1.800 | R$ 6.600 |
| Estúdio de três | 20 | R$ 12.000 | 2 × R$ 4.000 | R$ 20.000 |
| Consultoria de cinco | 35 | R$ 21.000 | 3 × R$ 6.000 | R$ 39.000 |
| Quem cobra por assinatura | 60 | R$ 36.000 | 1 × R$ 900 | R$ 36.900 |
Fonte: Perfis construídos com a fórmula da calculadora acima; os valores médios de fatura são estimativas de faixa, não pesquisa de mercado.
A última linha inverte o padrão de propósito: quem cobra recorrente tem muita fatura e pouco abandono, e para essa pessoa a conta do tempo realmente é a conta principal.
As três objeções previsíveis a essa conta
- Eu não gasto 25 minutos por fatura.
- Provavelmente não gasta mesmo quando tudo corre bem — dois minutos e acabou. A média sobe por causa das faturas ruins: aquela em que o financeiro pediu a nota reemitida, aquela em que você conferiu o extrato três vezes. Baixe o campo para dez minutos e olhe se a conclusão muda. Em geral não muda, porque a segunda parcela é que manda.
- Nunca deixei de cobrar ninguém.
- Vale conferir antes de responder. A pergunta não é se você desistiu de uma dívida grande e sim se existe alguma fatura de mais de noventa dias que você não menciona há dois meses. É assim que ela se parece por dentro: não uma decisão, um assunto que foi ficando velho.
- Isso não justifica pagar por mais uma assinatura.
- Se o seu total ficou em seis mil e o produto custa cerca de mil e duzentos por ano, a conta é apertada e depende de o produto reduzir de fato a segunda parcela — que é uma afirmação sobre comportamento, não sobre software. Se ficou em vinte mil, não é apertada. Ambos os desfechos estão certos; é para isso que a calculadora existe.