Cinco términos que se usan como sinónimos y no lo son
Todos aparecen en la misma conversación y significan cosas distintas.
- Período medio de cobro
- Cuántos días pasan en promedio entre que emitís una factura y que el dinero llega a tu cuenta. Se calcula dividiendo las cuentas por cobrar por la facturación del período y multiplicando por los días del período. A escala de una persona alcanza con promediar los días reales de las últimas veinte facturas: el resultado es prácticamente el mismo y se entiende mejor.
- Plazo de pago acordado
- Lo que dice tu factura: 15, 30, 60 días. Es una intención, no un dato. La diferencia entre este número y el anterior es exactamente el problema que esta página describe.
- Cuentas por cobrar
- La suma de todo lo facturado y no cobrado en un momento dado. Es una foto, no una película: dice cuánto tenés afuera hoy, no cuánto tardás en cobrarlo.
- Antigüedad de saldos
- El mismo total de cuentas por cobrar, pero partido en tramos: al día, 1 a 30 días vencida, 31 a 60, más de 60. Es más útil que el total, porque un saldo grande y joven es una operación sana y un saldo chico y viejo es un problema.
- Incobrable
- La factura que se decidió no cobrar. La palabra importa: implica una decisión consciente. La mayoría de las facturas que no se cobran nunca llegan a ser declaradas incobrables, simplemente dejan de mirarse, y por eso no aparecen en ningún número.
También se le dice: DSO · días de venta pendientes
También se le dice: aging
El último término es el que más se evita, y evitarlo tiene un costo: lo que no se declara perdido tampoco se aprende de ello.
Cómo calcularlo sin ningún sistema
Abrí una planilla con tres columnas: número de factura, fecha de emisión, fecha en que entró la plata. Cargá las últimas veinte. Agregá una cuarta columna con la resta y sacá el promedio. Ese es tu período medio de cobro y la operación entera lleva veinte minutos.
El promedio solo no alcanza, y esto es lo que más se equivoca. Mirá también el número más alto de la columna: si el promedio es 34 días pero hay una factura de 120, no tenés un problema de plazos, tenés un cliente específico. Son dos problemas distintos y se resuelven distinto.
Qué número es razonable
Para alguien que factura solo, con plazo acordado de 30 días.
| Período medio | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Menos de 20 días | Cobrás antes del plazo. Poco frecuente | Nada. Revisá si no estás dando plazos más cortos de lo que el mercado tolera |
| 20 a 35 días | Sano para un plazo de 30 | Mantener el aviso previo y el recordatorio del día 1 |
| 35 a 50 días | El promedio real de la mayoría | Acá aparece el rendimiento del tercer mensaje |
| 50 a 80 días | Estás financiando a tus clientes | Revisar plazos y escalar antes, no después |
| Más de 80 días | Hay un cliente puntual distorsionando el promedio | Mirá el máximo, no el promedio |
Fuente: Rangos orientativos construidos para esta página a partir de plazos comerciales habituales. No son un benchmark de industria y no conviene citarlos como tal.
Si tu número cae en la tercera fila, estás donde está casi todo el mundo. Las mejoras ahí vienen de la constancia del seguimiento, no de cambiar las condiciones.
Bajarlo diez días sin cambiar de clientes
Tres cambios, ordenados por relación entre esfuerzo y resultado.
- 1
Mandá el aviso previo tres días antes del vencimiento
A todos, no solo a los sospechosos. Es el cambio más barato de los tres y el que más facturas rescata, porque una parte del atraso es puro olvido administrativo.
No tiene costo relacional: llega antes de que exista un atraso, así que no reclama nada.
- 2
Preguntá a qué dirección van las facturas
Una sola vez, con cada cliente nuevo. Si la factura llega directo a administración, salteás el paso donde tu contacto tenía que reenviarla y se olvidó.
En clientes de más de diez personas, esta pregunta sola suele explicar la mitad del atraso.
- 3
Fijá el día quince como escalón, y respetalo
Correo con administración en copia, pidiendo una fecha. Es el mensaje que la mayoría no manda y el que más mueve el promedio.
Respetarlo significa mandarlo también cuando el cliente te cae bien. Sobre todo entonces.
Ninguno de los tres requiere negociar plazos ni cambiar contratos, que es la vía lenta y la que casi nunca se consigue.
Preguntas frecuentes
¿Vale la pena medirlo si facturo diez veces por mes?
¿Cuenta el impuesto dentro del monto?
¿Qué hago con el cliente que distorsiona el promedio?
El indicador, calculado solo
Si la secuencia sale sola, el período medio se puede mirar todos los meses sin abrir una planilla.